Огромное количество недоразумений возникает во время ведения деловых разговоров в неподходящих для этого местах: общественном транспорте, машине, улице и так далее. Подобная ситуация возникает не из-за халатности, а по необходимости немедленно решить сложный вопрос, не терпящий отлагательств. Достойно выйти из ситуации поможет ссылка на сильную занятость, просьба перезвонить попозже. Нельзя разговаривать за рулем, так как это не только усиливает возможность ДТП, существует опасность забыть существенные факты, решающие аргументы из-за необходимости концентрироваться на дороге. Помимо этого шум улицы будет мешать слышимости, появится ощущение недосказанности, а постоянные переспросы устранят официальную направленность разговора.

Люди, достаточно долго работающие вместе, начинают использовать своеобразный жаргон, адаптируются к профессиональным шуткам. Коллеги понимают друг друга с полуслова, но посторонний человек может прийти в недоумение, если применить данные методы общения на нем. При желании избежать их, разговаривая с клиентом компании или представителем другой организации категорически нельзя использовать офисный жаргон.

Тщательная подготовка к проведению разговора, отведенное для этого время помогает организовать работу не только начальника компании, но и всего коллектива. Выделяя часы для переговоров нужно учесть также обстоятельства противоположной стороны, выбрать так, что временной диапазон максимально подходил для всех. Иначе входящие звонки будут мешать проводить совещания, сбивать ход размышлений. Звонки, звучащие на протяжении всего дня и необходимость решать разные проблемы совершенно разрушат график рабочего дня, время, выделенное на работу, пройдет безрезультатно.

Как показала практика подобных учреждений, на звонки клиента лучшего всего уделять три временных промежутка, четко обозначенных, но чередующихся с выполнением других дел, отдыхом. Не менее эффективно разделение на темы, что позволит не только оптимизировать ее, но и оставаться всегда в тонусе, не превращая выполнение заданий в однообразную рутину. Подобное нововведение поможет работникам заранее предопределить ход разговора, сложить стройную структуру действий.