Любой деловой разговор, проводимый по телефону необходимо подготовить заранее. Тщательно продумать его структуру, решить максимально подходящее время собеседования для обеих сторон.

Особенно важно «забыть» на это время о параллельных задачах и ни в коем случае не делать одновременно два дела:

• собеседник непременно почувствует некоторую рассеянность в голосе и расценит подобное отношение, как пренебрежение
• слишком ранний или поздний разговор по вполне понятным причинам воспримется враждебно.

Предугадать исход не составит особенного труда

В любой компании входящие звонки подразделяются на несколько категорий. Решение всего объема вопросов и предоставление качественной консультации невозможно без узкой специализации операторов и распределения звонков согласно их тематике. Организовать колл центр можно таким образом, что система голосового меню поможет направить конкретный звонок на целевую группу операторов, отвечающих за данное направление. Такое решение удобно для клиента и эффективно для компании, так как существенно сокращает время на обслуживание одного звонка и повышает качество его обработки, что в конечном итоге ведет к повышению производительности и росту прибыли.

Существует целая прослойка людей, обладающих некоторой харизматичностью, которая им помогает разрешить массу вопросов при стационарном общении. Это прекрасно, но надеяться, что личное обаяние передастся через механизм довольно легкомысленно. Деловой разговор не терпит спонтанности, перед тем как поднять трубку и набрать номер особенно важно продумать все наиболее важные вопросы к оппоненту, предвидеть его реакцию и последующие ответы, поднятые проблемы с его стороны. Отсутствие подготовки серьезным партнером воспримется, как некомпетентность и оттолкнет его от дальнейшего продвижения дел.

Причем, подготавливаясь к будущим переговорам необходимо воспользоваться записями, сделать короткие записи и держать их при себе. Своеобразная шпаргалка неоднократно выручает, особенно когда тема разговора охватывает множество проблем, связанных с цифровыми данными. Имея множество дел просто нереально все запомнить, и вовремя мелькнувшая дельная мысль может быть вытеснена обычными трудовыми вопросами.

Помните, что любой начальник захочет проверить уровень ваших переговоров, используя соответствующие возможности IP АТС.